A folyamatos, biztonságos gyógyszerellátás a gyógyszertárak alapfeladata. A betegek részére folyamatosan biztosítani kell a szükséges gyógyszereket kellő mennyiségben. Ez soha nem volt egyszerű feladat, de a COVID-19 hatására még több nehezítő körülménnyel kell szembenézni. Dr. Birinyi Péter szakgyógyszerész a 2020. novemberi online konferenciánkon tartott szakmai összefoglalót a készletezési problémák megoldásairól.

 

Betegbiztonság, gyógyszerbiztonság és a pandémia

A beteg- és gyógyszerbiztonságot felelős, körültekintő készletgazdálkodással lehet biztosítani. Ehhez minden körülmények között a betegek érdekeit szem előtt tartva kell úgy optimalizálni a készletet, hogy mindig minden termékből legyen optimális mennyiség. Ez számtalan terhet ró a gyógyszertárakra: figyelni kell a hiánycikkekre, illetve a szabadáras gyógyszerek és egyéb termékek ára nagykereskedőnkként eltérő díjazására, ezért mindenképp érdemes több beszállítóval is kapcsolatban állni. 

2020-ban azonban ennél sokkal tovább bonyolódott a helyzet. A COVID-19 ugyanis káoszt hozott a gyógyszerellátásba. Tavasszal például egy maláriás betegségek megelőzésére és kezelésére alkalmas készítményt egyik nap még mindenki meg akart vásárolni, következő nap pedig már senkinek sem kellett ugyanaz a szer. Rengeteg álhír keringett és kering ma is, miközben a gyógyszerészek a tudományt képviselik, az expediálás pedig a hivatalos klinikai evidenciák alapján történik. 

Eközben megjelentek a “szerencselovagok”: a szomszéd zöldséges behozna 5 000 darab szájmaszkot, ha előre fizetünk, a vendéglátósnak pedig (ki tudja, honnan) van eladó védőruhája és jófajta kínai kesztyűje. Mindezekért a kérdéses minőségű termékért a jó hírünkkel fizetünk. Nem lehet eléggé hangsúlyozni, hogy csak megbízható forrásból készletezzünk, és mindig legyenek fenntartásaink az ismeretlen, névtelen beszállítókkal szemben: ellenőrizzük az adószám érvényességét, az értékesítő TEÁOR számát és kérjünk referenciát. Ezzel biztosítható, hogy kizárólag kifogástalan terméket rendelünk és tartunk, és így továbbra is a betegek érdekeit tudjuk szolgálni. 

“A beteg bízik a gyógyszerészében és hallgat rá, ezért hatalmas felelőssége van például abban, hogy milyen minőségű táplálékkiegészítőt rendel és készletez. Valóban szükség van megavitaminokra? Vajon bevizsgálták az eladásra kínált táplálékkiegészítőt?” - tette fel a kérdést Birinyi Péter.

 

 

Készletgazdálkodás mesterfokon: az Optimumkészlet Varázsló

A fentiekből is kitűnik, hogy a készletgazdáskozás a gyógyszertár-üzemeltetés egyik alappillére. Az Optimumkészlet Varázsló, azaz az OKV ezt hivatott támogatni. Ez a kiegészítő modul a Novodata Gyógyír termékéhez rendelhető meg. Nem pusztán egy rendelési algoritmusról beszélünk, hanem egy olyan programról, amely újfajta látásmóddal közelíti meg a készletgazdálkodás problémakörét. Hogy ezt jobban megértsük, két alapvető fogalmat kell tisztázni. 

Az egyik ilyen a kritikuskészlet. Amíg adott cikk raktárkészlete a kritikus készletérték fölött van, ellátási problémára nem kell számítani. Amikor a készlet a megadott szintet eléri, vagy az alá csökken, a cikk automatikusan megrendelődik. A kritikus készlet nagyságát a pillanatnyilag érvényes napi áruszállítási szokásoknak köszönhetően 1-2 napra elegendő mennyiségben célszerű megadni, hiszen az akut készletezési zavarok órák alatt korrigálhatók. 

A másik fogalom, amit értenünk kell, az optimumkészlet, amely a stabil és biztonságos gyógyszerellátáshoz szükséges készletet jelöli. Az optimumkészlet fölött tartott minden doboz értelmetlen befektetésnek számít, hiszen azzal sem több beteget ellátni, sem jobb ellátást biztosítani nem tudunk. Az optimumkészlet ideálisan a 8-10 napra elegendő gyógyszermennyiség készleten tartásában mutatkozik a tapasztalat szerint.

Vagyis a készletet a kritikus és az optimum szint között kell tartani ahhoz, hogy ne keletkezzen defektus, és optimalizálhassuk a készletezési-raktározási feladatokat.


Személyes érvek az OKV mellett

Dr. Birinyi Péter összefoglalta, hogy miért választotta az Optimumkészlet Varázslót, és miért használja minden rendelésnél, naponta többször.

 

1. “Időt spórolok és energiát takarítok meg.”

A rendszer kezelése nagyon egyszerű, könnyű azt elsajátítani, így már rövid időn belül tapasztalhatjuk az előnyeit. Mivel automatizálni tudjuk a folyamatot, jóval kevesebb időt vesz igénybe a gyógyszerrendelés. Csak azokat a tételeket rendeli meg a program, melyek elérték a kritikus szintet, majd ezeket automatikusan feltölti az optimális szintre. Csupán egy gyors ellenőrzésre van szükség, ezt követően már el is küldhetjük a rendelést.

 

2. “Készletet tudok csökkenteni, pénzt tudok spórolni az OKV segítségével.”

Ennek természetesen az a feltétele, hogy az optimum- és a kritikus készletet helyesen adjuk meg. Ha jól állítottuk be a programot, akkor optimalizálni tudjuk a készletet, ezáltal kevesebb gyógyszert kell raktáron tartani, ami fölösleges kiadásoktól kíméli meg a patikákat.

 

3. “A program tanítható és személyre szabható.”

Természetesen minden gyógyszertárnak vannak olyan egyedi tulajdonságai és igényei, amelyek időszakosan vagy folyamatosan meghatározzák működését. Ezért nagyon fontos a testreszabhatóság. A varázslóban többek között lehetőség van az akciók beállítására nagykereskedésekhez kapcsolva, és a folyamatosan kedvezménnyel érkező tételeket is hozzá lehet rendelni egy adott beszállítóhoz. Kezelni tudjuk az évszakok szerinti szezonalitást is, amit évente egyszer elég megtenni.

 

4. “Gyorsabb az áruátvétel”.

Nagy előnye a varázsló használatának, hogy segítségével az áruátvétel során is időt spórolunk azzal, hogy egyszerre nagyobb mennyiség érkezik egy adott cikkből, nem pedig naponta egy-egy doboz. Számoljunk csak utána, mennyivel kevesebb időbe telik átvenni egyszerre húsz doboz Algopyrint, mint minden nap egy dobozzal! Ráadásul az adminisztrációs időn túl, az átvételnél jelentkező figyelmetlenségek kockázata is csökken. 

 

5. “Az automatizált rendszerrel kisebb a hibaszázalék.”

Mivel a program a megtanított algoritmus szerint készíti el a rendelést, a melléütések, a téves rendelések arányát csökkenteni tudjuk. Természetesen így is szükség van arra, hogy szakszerűen, nagy odafigyeléssel végezzük a munkánkat, de ebben az OKV a segítségünkre van.


Ezek a tapasztalatok magukért beszélnek. Ugyanakkor lehetőség van a rendszer ingyenes kipróbálására is, amelyben örömmel segítenek a Novodata Zrt. rendszertanácsadó kollégái.